SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (FILLING SYSTEM) 

A. Definisi Sistem Penyimpanan Arsip 

Secara umum pengertian Sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentumenurut Betty R. Ricks. Sedangkan definisi lainnya Sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992).

Menurut  (Wallace, 1992:2-8) Sistem kearsipan dalam suatu organisasi harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen.

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar dapat memudahkan pekerjaan pada sistem penyimpanan dan menemukan kembali warkat yang sudah disimpan lama sehingga dapat ditemukan sewakti-waktu saat diperlukan. 

B. Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip 

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 (lima) sistem, yaitu: 

1) Sistem Filling Abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad. 

2) Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. 

3) Sistem Subyek yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. 

4) Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang kita kirimi surat. 

5) Sistem Nomor yang dimaksud sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD (FILLING SYSTEM ABJAD) 

A. Definisi Sistem Penyimpanan Arsip Abjad 

1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Petunjuk abjad yang dimaksud adalah nama orang atau nama organisasi.
*Abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. 
*Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.

2. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct filling system). Yang dimaksud sistem langsung adalah langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu misalnya indeks. 

B. Alasan Penggunaan Sistem Abjad

Filing sistem abjad umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena beberapa alasan berikut: 

  • Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama. 
  • Petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama. 
  • Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, dalam hal ini susunan nama lebih membantu. 
  • Sistem nama mudah diingat. 
C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad 

  • Kelebihan penggunaan sistem abjad sebagai berikut:
  1. Pemahamannya serta kegiatannya mudah dan sederhana \
  2. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu/orang dan nama badan perusahaan) yang sama akan berkelompok menjadi satu 
  3. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks. 
  4. Susunan guide dan folder odapat dipergunakan sederhana 
  5. Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan dokumen 
  • kekurangan penggunaan sistem abjad sebagai berikut:
  1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama panggilan ataupun nama depan. Tetapi pencarian dokumen dapat ditemukan melalui nama belakang (last name) 
  2. Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman pengaturan mengindeks 
D. 
 






Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

PROFIL SUKSES KARENA BERWIRAUSAHA DAN PROFIL SUKSES KARENA BEKERJA

Gambar
NAMA   : LILIS RAHAYU NIM       : 14080314073 KELAS  : PAP 14 A 3 PROFIL ORANG SUKSES KARENA WIRAUSAHA Source :  harrysutanto.com 1. Meity Amelia      berawal dari hoby meity Amelia sukses sebagai pengusaha bakery Meity Amelia lahir di kota kecil di Gorontalo, 50 tahun lalu. Waktu itu daerahnya sepi dan tidak banyak orang yang menjual makanan. Setiap sore, Sang Mama selalu membut kue-kue untuk kedua anaknya. Awalnya ia hanya bisa melihat dan membantu mengambilkan alat atau bahannya saja. Tapi lama-kelamaan, ia ikut mengaduk adonan, mencetak dan membakar atau menggorengnya.      Karena seringnya membantu, sejak masuk sekolah dasar (SD), ia sudah bisa membuat puding dan roti goreng sendiri. “Rasanya puas bisa membuat roti goreng sendiri dan dinikmati sendiri,” jelas Meity. Jadi ketika teman-teman sebayanya senang bermain-main di luar rumah, ia berada di dapur membantu mamanya memasak ata...
Baca selengkapnya

MENERAPKAN METODE HOME VISIT KEPADA SISWA DENGAN KONDISI LIMITED EDITION

Dalam setiap saat pengambilan keputusan, hal terbaik yang bisa kita lakukan adalah hal yang benar, hal terbaik berikutnya adalah hal yang salah dan hal terburuk yang dapat kita lakukan adalah tidak melakukan apa-apa. Hidup memang penuh dengan pilihan namun pilihan mana yang akan kita pilih adalah sesuatu yang akan menentukan masa depan kita begitu pun dengan pendidikan. Pendidikan adalah satu-satunya jalan untuk menyelamatkan masa depan namun bagaimana jika untuk menempuh pendidikan faktor ekonomi menghancurkan harapan sebagian mimpi anak di sudut kota. Kita tidak bisa memilih dilahirkan dalam keluarga yang berkecukupan dan berlimang tahta namun setidaknya kita dapat memilih untuk mati dalam keadaan yang terbatas atau tanpa keterbatasan sehingga bukan salah kita saat ini berada dalam keluarga yang serba kekurangan di tengah kehidupan kota metropolitan. Pemerataan ekonomi di negara kita tercinta bagaikan fatamorgana utopia di tengah gurun gersang tak berujung jika kedaulatan produ...
Baca selengkapnya