OTOMATISASI PERKANTORAN



Otomatisasi Perkantoran
A.   Pengertian otomatisasi perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan . Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan tekhnologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan
B.   Kategori Pemakaian Otomatisasi Kantor
1.    Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
2.    Profesional, adalah orang yg tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administratif, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
3.    Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4.    Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
    .                   C.  Konsep-konsep Otomatisasi kantor
1.    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
2.    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3.    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
4.    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5.    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti
D.  Manfaat Otomatisasi Kantor
               Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.yang akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
                        E.  Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer.
         Aplikasi-aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran adalah :
         1.Word Processing
                  Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Sekretaris atau manajer melakuakn pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan kedalam computer dan dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebiih efektif . Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.
         2.Voice mail
                        Voice mail adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telepon yang dituju tidak dapat dihubungi.
         3.Electronic Mail
                        Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan computer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan kedalam mail-box dengan menyebutkan alamat email yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.
         4.Computer Calendering
Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan.
         5. Audio Conferencing
            Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topic tertentu.
        6.Video Conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung pertisipasi konferensi yang lokasinya saling terpisah. Pelaksanaanya dapat dengan cara :
o   One-way video dan two-way video
o   One-way video dan audio
o   Two-way video dan audio
      7.Computer Conferencing
Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalm internet . Board service adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topic tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
      8.FAX
 alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan scanner, selain harus terhubung ke jaringan telepon menggunakan Modem. Hasil penerimaan FAX pada komputer dapatdilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
      9.Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
o   Videotex adalah kemampuan memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
o   Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer
o   Desktop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan)




REFERENSI :
Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 21 Maret (9.00)
Fauzi, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 20 Maret 2015 (14.00)
Sari, Nurfajrin Puspita. 2014. Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (15.00)

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

PROFIL SUKSES KARENA BERWIRAUSAHA DAN PROFIL SUKSES KARENA BEKERJA

Gambar
NAMA   : LILIS RAHAYU NIM       : 14080314073 KELAS  : PAP 14 A 3 PROFIL ORANG SUKSES KARENA WIRAUSAHA Source :  harrysutanto.com 1. Meity Amelia      berawal dari hoby meity Amelia sukses sebagai pengusaha bakery Meity Amelia lahir di kota kecil di Gorontalo, 50 tahun lalu. Waktu itu daerahnya sepi dan tidak banyak orang yang menjual makanan. Setiap sore, Sang Mama selalu membut kue-kue untuk kedua anaknya. Awalnya ia hanya bisa melihat dan membantu mengambilkan alat atau bahannya saja. Tapi lama-kelamaan, ia ikut mengaduk adonan, mencetak dan membakar atau menggorengnya.      Karena seringnya membantu, sejak masuk sekolah dasar (SD), ia sudah bisa membuat puding dan roti goreng sendiri. “Rasanya puas bisa membuat roti goreng sendiri dan dinikmati sendiri,” jelas Meity. Jadi ketika teman-teman sebayanya senang bermain-main di luar rumah, ia berada di dapur membantu mamanya memasak ata...
Baca selengkapnya

MENERAPKAN METODE HOME VISIT KEPADA SISWA DENGAN KONDISI LIMITED EDITION

Dalam setiap saat pengambilan keputusan, hal terbaik yang bisa kita lakukan adalah hal yang benar, hal terbaik berikutnya adalah hal yang salah dan hal terburuk yang dapat kita lakukan adalah tidak melakukan apa-apa. Hidup memang penuh dengan pilihan namun pilihan mana yang akan kita pilih adalah sesuatu yang akan menentukan masa depan kita begitu pun dengan pendidikan. Pendidikan adalah satu-satunya jalan untuk menyelamatkan masa depan namun bagaimana jika untuk menempuh pendidikan faktor ekonomi menghancurkan harapan sebagian mimpi anak di sudut kota. Kita tidak bisa memilih dilahirkan dalam keluarga yang berkecukupan dan berlimang tahta namun setidaknya kita dapat memilih untuk mati dalam keadaan yang terbatas atau tanpa keterbatasan sehingga bukan salah kita saat ini berada dalam keluarga yang serba kekurangan di tengah kehidupan kota metropolitan. Pemerataan ekonomi di negara kita tercinta bagaikan fatamorgana utopia di tengah gurun gersang tak berujung jika kedaulatan produ...
Baca selengkapnya

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (FILLING SYSTEM)  A. Definisi Sistem Penyimpanan Arsip  Secara umum pengertian Sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentumenurut Betty R. Ricks. Sedangkan definisi lainnya S istem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992). Menurut  (Wallace, 1992:2-8) Sistem kearsipan dalam suatu organisasi harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan . Manajemen kearsipan merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar dapat memudahkan pekerjaan pad...
Baca selengkapnya